Nelle piccole realtà è spesso improponibile avere un software centralizzato che svolga i compiti di groupware e collaborazione e cioè avere le classiche funzioni di condivisione files, documenti, progetti e simili; spesso ci si ritrova in situazioni in cui viene usato Google Docs per gestire i propri documenti, Dropbox o Google Drive per condividerli o per trasferire file di dati, magari Trello per coordinare un gruppo di lavoro e così via…

E’ un problema comune ed anch’io l’ho vissuto o l’ho visto accadere.

Poi ho scoperto Notion Desktop , un’applicazione che l’ambizione di sostituire in punto unico tutte le funzioni descritte sopra. E che, per un uso non esagerato, è gratuita. (poi vi spiego quali sono i limiti della versione gratuita).

Notion Desktop combina molte delle migliori funzionalità di Google Docs, Excel e Dropbox, insieme a molti strumenti di gestione delle attività e organizzativi. L’amministratore delegato di Notion Labs, Ivan Zhao, addirittura descrive il prodotto come “la prossima generazione di Microsoft Office”, affermazione probabilmente esagerata e senz’altro molto ambiziosa. Ma è uno dei migliori strumenti di organizzazione che io abbia provato.

Aprendo Notion Desktop la prima volta ci si trova in una area di lavoro nel cui interno si possono crare dei documenti che si chiamano Pagine: queste pagine possono prendere tutte le forme che servono in quanto vi puoi inserire tutta una serie di blocchi: il blocco in Notion Desktop è l’elemento base dell’app e può essere un paragrafo di testo, un elenco puntato, una tabella, un’immagine, un file allegato e così via.
Puoi inserire blocchi con un click o una scorciatoia da tastiera,  riordinarli e organizzarli secondo le tue necessità. Puoi anche cambiare facilmente la natura di un blocco.

In pratica quello che potrete fare è creare un Workspace condiviso con i vostri colleghi ed all’interno una serie di pagine con contenuti diversi , come ad esempio:

• un calendario di impegni dell’ufficio
• un elenco di cose da fare
• dei files condivisi
• dei progetti, con task e punti di attenzione
• fogli elettronici o database

Le funzionalità di Notion Desktop come riportate dal sito https://www.notion.so

Continuando a costruire i contenuti in questo modo e condividendoli con i colleghi ecco che Notion Desktop acquisisce le funzioni di un tool per la collaborazione: tutti i membri dell’ufficio o del progetto possono leggere e modificare le pagine e possono aggiungere dei commenti in linea.

Un’altra caratteristica molto interessante è il funzionamento dell’applicazione su piattaforme diverse . Potete utilizzare Notion Desktop direttamente dal vostro browser oppure installare l’app per Windows , Mac, Ios o android ed accedere ai dati nel modo e dal luogo che preferite.

Infine i costi : se optate per la versione free avrete tutte le funzionalità ma ovviamente con dei limiti e cioè:

• un massimo di 1000 blocchi in totale
• upload di file con grandezza massima di 5MB
• cronologia delle modifiche ridotta

ma in compenso non avrete limiti sul numero di pagine e di utenti che si collegano.

Ecco come si può presentare un utilizzo di Notion Desktop con le pagine relative all ‘azienda o a dei progetti

Riassumendo, con l’utilizzo Notion Desktop potrete avere un punto centrale in cui caricare file, documenti, agenda, progetti e liste di cose da fare con in più l’aggiunta di fogli elettronici e database.
Il tutto condiviso con i vostri colleghi od i membri del team di lavoro ed utilizzabile in più ambienti (browse, windows, ios, Android).

E tutto questo è utilizzabile con una versione free di Notion Desktop(se riuscite a stare nei limiti di 1000 blocchi) . Se non ci riuscite il prezzo (ad oggi) è di 8 USD al mese per ogni membro del team ma vi consiglio ovviamente di partire con la versione free : avrete poi tempo di fare l’upgrade se raggiungerete il limite dei 1000 blocchi.

Chiudo questo articolo aggiungendo, ovviamente, il link al sito di Notion Desktop : se vi ho incuriosito è arrivato il momento di provarlo!