Gemeinsam mit Daniel Süß, dem Digitalisierungsbeauftragten der Stadt Tübingen, hat sich heute unser Kollege Wolfgang Zwickl im Rahmen der ELO Digital EXPO 2020 dem Thema ELO E-Akte in der Stadtverwaltung gewidmet. Für alle, die dem Vortrag nicht beiwohnen konnten, folgt an dieser Stelle eine Zusammenfassung - samt der Videoaufzeichnung des Online-Vortrags.
Für die Stadtverwaltung Tübingen war von Anfang an klar, dass bei der Digitalisierung sämtlicher Verwaltungsabläufe ein System zum Einsatz kommen soll, das zukunftssicher ist. Daher fiel die Entscheidung relativ schnell auf die ELO E-Akte, die dieses und weitere Kriterien erfüllt, so Daniel Süß in seinem Vortragsteil. Darüber hinaus unterstützt die E-Akte offene Schnittstellen und mobile Arbeitsprozesse, was der Stadtverwaltung Tübingen ebenfalls sehr wichtig war bei der Auswahl des DMS. Auch entscheidend ist, dass die E-Akte mit den Bedürfnissen und Anforderungen ihrer Anwender jederzeit mitwachsen kann.
n-komm führt bei der Stadt Tübingen die ELO E-Akte ein
Ab Minute 7 kommt unser Kollege Wolfang Zwickl zu Wort, der das Projekt Tübingen maßgeblich unterstützt und begleitet. Er zeigt in seinem Vortragsteil, wie die ELO E-Akte bei der Stadtverwaltung zum Einsatz kommt.
Als zentrales Element wurde für die Ablagesystematik der Boorberg-Aktenplan gewählt, der eine Importfunktion bietet, mit deren Hilfe die bestehenden Daten in das neue Aktensystem überführt werden können. Wichtig ist in diesem Kontext ein globaler Zugriff aller Verwaltungsmitarbeiter auf das Aktensystem. Damit können diese die vorhandenen Akten bearbeiten und auch neue Akten selbst anlegen. Selbstverständlich steht eine Adressverwaltung zur Verfügung, die eine sinnvolle Systematik aufweist. Dazu gehören Kontaktlisten genauso wie Adressgruppen und Personenadressen. Praktisch ist auch die Importfunktion, die das Einlesen von csv-Dateien erlaubt.
Wichtig bei dem E-Akten-Projekt der Stadt Tübingen war auch eine genaue Definition der Akten-Lebenszyklen, der Akten-Typen sowie ihrer Fristen und Zugriffsberechtigungen. Zudem wurden die Art und Weise von Teilakten sowie die Aktenbezeichnungen genau festgelegt.
n-komm E-Akte.Plus als zentrale Erweiterung
Die Stadt Tübingen setzt zur ELO E-Akte noch die n-komm E-Akte.Plus ein. Die n-komm E-Akte.Plus bringt folgendes mit sich: Schriftgutverwaltung, erweitertes Adressmanagement, n-komm iServer: Zentrales Schnittstellenmanagement zu Fachverfahren, Serienbrief, Serienemail, diverse Ansichten, Vorlagen und vieles mehr. Diese Erweiterung ist ein echter Mehrwert für die moderne Verwaltungsarbeit der Stadt Tübingen. Eine genaue Auflistung was die n-komm E-Akte.Plus kann können Sie in unserem Blogbeitrag lesen: n-komm E-Akte.Plus
Personalakten aus dvv-personal in die ELO E-Akte importieren
Entscheidend bei solch einem System sind auch die Personalakten. Diese können im Fall der Stadt Tübingen in Kombination mit der ELO E-Akte über eine Import-Schnittstelle aus der Anwendung dvv-personal gefüllt werden. Auch das geschieht auf Basis einer csv-Datei, die sämtliche Daten bereithält. Auf diesem Weg gelangen zum Beispiel auch Entgeltnachweise von dvv-personal in der E-Akte.
Wichtig für jede Stadtverwaltung ist die Möglichkeit, jenseits von Fachanwendungen elektronische Dokumente erzeugen und versenden zu können. Auch hier leistet die ELO E-Akte gute Dienste, indem sich Word-Vorlagen generieren lassen, die von den Verwaltungsmitarbeitern genutzt werden können. Diese haben wir gemeinsam mit der Stadt Tübingen im Vorfeld definiert und erstellt, die sich mit Microsoft Word verwenden lassen. Damit können sämtliche Dokumente direkt aus der E-Akte heraus erstellt und versendet bzw. gedruckt werden. Damit lassen sich auch Serienbriefe verfassen und per E-Mail versenden.
So geht es mit der ELO E-Akte bei der Stadt Tübingen weiter
Trotz der ersten Schritte mit der ELO E-Akte stehen bei der Stadt Tübingen in Sachen Digitalisierung noch zahlreiche Arbeiten an. Dazu gehört unter anderem die kontinuierliche Digitalisierung der vorhandenen Papierakten und Briefe, die sukzessive an die E-Akte übergeben und dort verwaltet werden sollen. Die zugehörige Schnittstelle nennt sich Scannen-DMS.
Darüber hinaus soll der Boorberg-Aktenplan Stück für Stück aktualisiert werden, nämlich von der Version 81 auf die Version Boorberg21. Eine Herausforderung sind hierbei die neuen Datenobjekte, die eine angepasste Art der Verwaltung und neue Ablagestrukturen nach sich ziehen. In diesem Fall ist das Schulen der Verwaltungsmitarbeiter von zentraler Bedeutung. Das gilt selbstverständlich auch für die gesamte Umstellung der Stadtverwaltung Tübingen auf die ELO E-Akte, die abteilungsweise geschehen soll, basierend auf einem zweistufigen Einführungskonzept.
Fazit: Das Umstellen auf die ELO E-Akte ist ein Großprojekt
Über eines sind wir uns mit der Stadt Tübingen einig: Das Einführen eines DMS wie der ELO E-Akte geschieht nicht über Nacht, sondern erfordert ausreichende Ressourcen, und das in personeller, finanzieller und zeitlicher Hinsicht. Dann aber ist ein funktionierendes DMS die notwendige Basisanwendung für die Digitalisierung einer Stadtverwaltung.