acceptIT TravelXpense - Reisekostenerfassung
Vereinfacht und beschleunigt die Abrechnung von Reisekosten durch Digitalisierung
TravelXpense beschleunigt und vereinfacht den Reisekostenprozess durch die Digitalisierung aller Daten - vom Reiseantrag bis hin zur Übergabe der digitalen Daten per Schnittstelle an die Buchhaltungssoftware. TravelXpense erleichtert die Dateneingabe, prüft und berechnet Pauschalen und bildet sicher das deutsche Reisekostenrecht ab. Für eine zusätzliche Entlastung der Mitarbeiter sorgt TravelXpense durch integrierte Genehmigungs- und Benachrichtigungsverfahren.
Diese Vorteile bringt acceptIT TravelXpense
- Entlastung aller Mitarbeiter bei der Erfassung und Abrechnung
Reduktion von administrativen Tätigkeiten für IT, Buchhaltung und den reisenden Mitarbeiter - Vereinfachte Dateneingabe
Einfache Handhabung und erleichterte Dateneingabe durch vorausgefüllte Felder, Auswahllisten und automatische Berechnungen. - Modernes mobiles Arbeiten per App
Erfassung von Reisepostionen und Auslagen per App - Transparente und nachvollziehbare Prozesse
Aktueller Stand der Bearbeitung ist jederzeit (für alle Berechtigten) einsehbar und nachvollziehbar - Standortunabhängiges Arbeiten
Bedienung und Administration per Notes Client oder Browser - Digitalisierung aller Daten für die Reisekostenabrechnung
Dezentrale Erfassung der Daten und Weitergabe per Exportschnittstellen - Vermeidung von Mehrfacheingaben, Papierformularen oder Tabellen. - Beschleunigung der Reiskostenabrechnung per Workflow-Definition inklusive Automatismen
Unterbrechungsfrei digitaler Workflow mit automatischen Benachrichtigungen und Anstoßen der nächsten Bearbeitungsschritte - Kostenersparnis
durch Entlastung aller beteiligten Mitarbeiter und Straffung des Reisekostenprozesses - Software bildet verlässlich aktuell das deutschen Reisekostenrecht ab
TravelXpense wird kontinuierlich und aktuell an gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zur Reisekostenabrechnung aktualisiert
TravelXpense beseitigt die Kostentreiber bei der Reisekostenabrechnung
Die Abrechnung von Reisekosten ist ein komplexer, abteilungsübergreifender Prozess. Die Beantragung, Genehmigung, Abrechnung und Verbuchung der Geschäftsreisen kostet viel Zeit und Personal. Die „klassischen“ Kostentreiber und Fehlerquellen in dem Prozess sind:
- Fehlende Transparenz (Bearbeitungsstatus? Fehlen Daten? Wer genehmigt? Wer bearbeitet?)
- Ungestützte manuelle Eingaben (Excel-Tabellen!)
- Keine Plausibilitätsprüfungen
- Ungenügender Support von Fremdwährungen (Umrechnung per Taschenrechner!)
- Fehlendes Genehmigungsverfahren
- Schnittstellen fehlen (Mehrfache Eingaben der gleichen Daten an unterschiedlichen Stellen!)
TravelXpense beschleunigt den Prozess und senkt Kosten bei der Erfassung von Reisekosten
TravelXpense beseitigt die klassischen Kostentreiber und Fehlerquellen. Alle relevanten Parameter werden berücksichtigt: Mitarbeiter, Vorgesetzte, Stellvertreter, Prüfstellen sowie Finanz- und Lohnbuchhaltung sind feste Größen. Belegarten und Konten sind in TravelXpense bereits vordefiniert und erleichtern die Inbetriebnahme.
Für Transparenz und Aktualität werden die Daten in einer Datenbank abgelegt – über Zugriffsrechte wird vorher definiert, wer welche Daten einsehen bzw. bearbeiten kann.
Wie der Workflow im Detail aussieht, können Sie ganz einfach für Ihr Unternehmen konfigurieren. Im Rahmen der Wartung wird TravelXpense immer an die aktuellen gesetzlichen Vorgaben angepasst.
Beispiele: So unterstützt Sie acceptIT TravelXpense bei der Erfassung und Abrechnung von Reisekosten
Bitte klicken Sie jeweils auf die Grafik, um Detailinformationen zu den einzelnen Funktionen von TravelXpense aufzurufen.
acceptIT TravelXpense
Chronologische Übersicht der Reisekostenabrechnungen eines Benutzers inklusive Status und Summen
acceptIT TravelXpense
Erfassung von Reisepositionen und Belegen per App
acceptIT TravelXpense
Anlegen und Bearbeiten einer Reisekostenabrechnung durch den reisenden Mitarbeiter
acceptIT TravelXpense
Ansicht/Übersicht der Reiseanträge eines Benutzers
acceptIT TravelXpense
Eingabemaske für einen Reiseantrag
acceptIT TravelXpense
In der Parameterdatenbank werden Belegarten hinterlegt
acceptIT TravelXpense
Berechnung von Pauschalen auf Basis der gesetztlichen Vorgaben und / oder firmenspezifischer Regelungen
acceptIT TravelXpense
Automatische Umrechnung von Reisekosten in Fremdwährung auf Basis der tagesaktuellen Währungskurse
Bitte beachten Sie auch die TravelXpense Produktseite: TravelXpense.de
