Unser umfangreiches Webinar-Angebot vom letzten Freitag bestand unter anderem aus dem Vortrag von Philipp Eyssele, seines Zeichens Bereichsleiter Partner & Projekte SÜD bei ELO Digital Office. Darin stellte er die Möglichkeiten von ELO for DATEV ausführlich vor.
Seine Ausführungen handelten primär von den digitalen Möglichkeiten, die ein DMS-System wie ELO ECM Suite bietet. Damit lässt sich ein vollständiger Rechnungswesen-Workflow realisieren. Das beginnt bei der automatischen Belegerkennung und -archivierung, wird über die Freigabe der Dokumente fortgesetzt und endet bei der Verarbeitung der Dokumente im DATEV-Rechnungswesensystem.
Am Anfang sollte man sich laut Philipp Eyssele vergegenwärtigen, welche Anforderungen an das digitale Rechnungswesen gestellt werden. Denn lange Durchlaufzeiten, Datenredundanzen und weitere Herausforderungen wie Intransparenzen erschweren in vielen Fällen das Bearbeiten von digitalen Rechnungen. Um das möglichst zu vermeiden, ist ein klar definierter Workflow zwingend erforderlich. Der beginnt mit dem Import möglicher Dokumente, von der klassischen Papierrechnung bis zur elektronischen Rechnung. Heraus kommen elektronisch erfasste Dokumente, die unter Zuhilfenahme einer KI-Logik automatisch analysiert und anschließend per Datenexportfunktion an das passende System oder in einen zugehörigen Workflow übergeben werden.
DocXtractor II Invoice : KI-Analyse von Eingangsrechnungen
Spannend dabei ist die Analysefunktion von Eingangsrechnungen, die von DocXtractor II Invoice zur Verfügung gestellt wird. Hiermit lassen sich die einzelnen Bereiche einer Rechnung nach relevanten Feldern untersuchen, anhand derer das digitale Pendant erstellt werden soll. Daraus ergibt sich die vollständige elektronische Rechnung mit sämtlichen relevanten Informationen wie Rechnungsempfänger, Rechnungsnummer, Rechungspositionen und vieles mehr. Darüber hinaus werden im Hintergrund weitere Vorgänge durchgeführt wie das Berechnen mathematischer Abhängigkeiten und die Extraktion von Umsatzsteuer, Netto- und Bruttobeträgen.
Abgleich von Rechnungsdaten mit Stammdaten erhöht die Erkennungsrate
Interessant am zugrundeliegenden KI-System ist seine Arbeitsweise. So werden bei der OCR-Erkennung einer analogen Rechnung die Daten des Rechnungsstellers mit denen in der Datenbank vorhandenen Stammdaten abgeglichen. Hiermit lässt sich recht zuverlässig die Richtigkeit der Daten überprüfen, ohne das KI-System aufwändig trainieren zu müssen. Das sorgt für gute Ergebnisse von Anfang an.
Am Ende steht die Rechnungsfreigabe und -erfassung
Wurden alle Daten einer Rechnung richtig erfasst und erkannt, folgt der nächste Schritt, nämlich die Rechnungsfreigabe bzw. der Kontierungsprozess. Hierfür wird die Rechnung zunächst einer formellen Prüfung unterzogen. Dabei wird untersucht, ob die Rechnung formal korrekt ist, ob die richtige Umsatzsteuer vermerkt wurde und wer die Rechnung freigeben bzw. vorkontieren darf. Diese zuständige Person überprüft dann die zugehörige Lieferung und gleicht den Lieferschein mit dem Bestellschein ab. Abschließend wird dann die Rechnung kontiert und an das DATEV-System übergeben.
Das ELO-Dashboard erlaubt einen guten Rechnungsüberblick
Sehr praktisch und übersichtlich fungierte hierbei das ELO-Dashboard, das auf einen Blick wichtige Informationen zu aktuellen und abgeschlossen Rechnungen liefert. Das sind die Beträge der erfassten, in Prüfung befindlichen und freigegeben Rechnungen genauso wie die Top-5-Kreditoren sowie die Nettobeträge fälliger Rechnungen eines bestimmten Zeitraums.
Weitere Informationen zu: ELO for DATEV