n-komm Modul Schriftgutmanagement für den Mittelstand
Das Modul „Schriftgutmanagement für ELO ECM“ der n-komm GmbH bietet u.a. die Möglichkeit, Dokumente über eine Schnittstelle mit Textmarkeninhalten zu befüllen. Die Inhalte dieser Textmarken kommen aus folgenden Datenbereichen: - Empfängerdaten wie z.B. die Adressen (ELO Modul contact) - Absenderdaten, wie z.B. Adresse, Telefon, Zimmer (ELO Usermaske) - Objektdaten wie z.B. Aktenzeichen, Vertragsdaten u.v.m. Die Textmarken werden in eine Konfigurationsdatei eingetragen und können frei benannt werden. Damit muss man wegen der Textmarkennamen bereits vorhandenen Word-Vorlagen nicht anpassen, sondern nur die Konfigurationsdatei. Die Funktionen des Schriftgutmoduls umfassen die Bereiche E-Mail, Notizen, Dokumente und Serienbrief/-mail.
E-Mails können direkt in einer Akte / einem Ordner und unter Nutzung der Adressverwaltung und der jeweiligen Mail-Adressbücher erstellt und inkl. Anhang versendet werden. Für eingegangene E-Mails stehen Antwort- und Weiterleitungsfunktionen zur Verfügung. Neuen Dokumenten - wie Briefen - wird der Empfänger aus der Adressverwaltung zugeordnet. Absender- und Objektdaten (Akte, Ordner) werden automatisch eingesteuert. Die Dialogmaske ermöglicht die Auswahl der Vorlage, des Empfängers, des Betreffs und bei Bedarf der Person in deren Auftrag ein Dokument erzeugt wird.
Die Serienbrieffunktion basiert auf den vorhandenen Adressen und Vorlagen. Es können alle Adressen für die Serienbriefaktionen verwendet werden die in ELO erfasst sind und für die Berechtigung besteht. Die Serienbriefe können auch unter Nutzung von Serienbriefvariablen erstellt werden.
Im Register „Übersicht “ können Sie folgende Parameter gewählt:
- Brief/E-Mail: der Serienbrief kann als Brief oder E-Mail verschickt werden.
- Verteilerdokument erstellen: es wird zusätzlich ein Verteilerdokument erstellt, welches die Liste der Empfänger der Serienbriefaktion enthält.
- Einzeldokumente speichern: es werden zusätzlich zum Gesamtdokument je Empfänger Einzeldokumente gespeichert.
- Stichwort: das Stichwort wird den Empfängeradressen hinzugefügt. So ist über das Stichwort erkennbar wer welchen Serienbrief erhalten hat. - Anrede: voreingestellte Anredeformate. - Vorlage: Auswahl der Serienbriefvorlage, Bearbeiten und Beenden der Bearbeitung der Vorlage.
Die Zuordnung der Empfänger und die Eingabe von Variablendaten komplettieren die Serienbriefvorlage. Das Ergebnis einer Serienbriefaktion ist in der nachfolgenden Abbildung exemplarisch in einer elektronischen Akte zu sehen. Es wurde ein Gesamtdokument erzeugt, in welchem alle Briefe enthalten sind und das gedruckt werden kann (hier das Dokument „Einladung OB“). Zusätzlich wurden Einzeldokumente je Adressat und ein Verteilerdokument erzeugt. Diese Struktur kann am Ende der Aktion aufgelöst werden, so dass nur die eigentlichen Serienbriefe erhalten bleiben.
Das Erstellen einer Serienmail läuft prinzipiell identisch. Zusätzlich zu den beschriebenen Funktionen kann einer Mail noch ein Mailtext hinzugefügt werden, damit der automatisch als PDF-Anhang verschickte Serienbrief nicht kommentarlos beim Empfänger ankommt. Ein weiteres Angebot des Schriftgutmanagements an den Nutzer sind Notizdokumente. Ziel ist es für solche kleine Notizen keine Word Dateien anlegen zu müssen, aber die Information dennoch in Form von Akten- oder Telefonnotiz festgehalten werden kann. Für alle in Verbindung mit einer Adresse erzeugten Dokumente gilt, dass diese nicht nur in dem jeweiligen Objekt (Ordner, Akte usw.) zu finden sind, sondern als Referenz auch bei der jeweiligen Adresse.