Was ist die digitale Personalakte?
Mit der Digitalisierung des Alltags kommt auch die Digitalisierung der Arbeitswelt einher. Deshalb bietet es sich für Unternehmen an mit dem Fortschritt zu gehen und ihre Dokumente elektronisch zu archivieren. Die digitale Personalakte bietet diese Möglichkeit. Sie ist eine Personalsoftware, die alle wichtigen Angaben zu Ihren Arbeitnehmer*innen aufbewahrt und automatisch aktualisiert.
Vorteile der digitalen Personalakte
Die digitale Personalakte löst die Papierform ab und bietet neue Möglichkeiten der Sortierung, Veranschaulichung und Organisation von wichtigen Dokumenten. Neben der reinen Aufbewahrung werden die Angaben auch miteinander verknüpft, analysiert und ausgewertet.
Eine elektronische Personalakte bietet folgende Vorteile:
Dank der zentralen Verwaltung ihrer Personalakten haben Sie immer alles auf einen Blick. Das erleichtert nicht nur das Einsehen sondern auch das Bearbeiten und die Aufbewahrung der Dokumente. Dort sind sie auch immer zugriffsbereit, egal wo Sie gerade sind. Natürlich kann nicht jeder Private Akten einsehen. Die Berechtigungen dafür werden individuell vergeben. Dadurch ist die Privatsphäre ihrer Arbeitnehmer*innen optimal geschützt. Das Erstellen von Organigrammen erleichtert es Ihnen den Überblick zu bewahren. Dabei werden Arbeitsverhältnisse grafisch dargestellt und miteinander in Beziehung gesetzt. Außerdem können Workflows erstellt und Aufgaben zugeteilt werden.
Weitere Vorteile sind:
- Einfaches Einordnen und Einsehen von Akten
- Keine Kosten für das Drucken und Lagern von Papier
- Schnelles Suchen nach Mitarbeiter*innen oder Unterlagen
- Angaben sofort ändern
- Mitarbeiter*innen können ihre Akten nur mit Erlaubnis einsehen.
- Automatisches Aktualisieren von Angaben, z. B. Krankmeldungen
Inhaltliche Angaben
Was gehört in die digitale Personalakte? Dafür gibt es keine Vorschriften, lediglich Vorschläge. Informationen zur Person sind immer nützlich. Der Name, Geburtstag, die Adresse usw. sowie der Lebenslauf, Zeugnisse und das Bewerbungsschreiben sind hier gut aufgehoben. Die Angaben zur Beschäftigung dürfen auch nicht fehlen. Also der Arbeitsvertrag, die Stellenbeschreibung, Bankverbindungen, Beförderungen und Weiterbildungen, aber auch Abmahnungen oder Notizen zu Fehlverhalten. Außerdem sollten noch die Dokumentation der Versicherung und Steuer mit dem Sozialversicherungsausweis, Krankmeldungen und Nachweise von Arbeitsunfällen in die digitale Personalakte. Wichtig ist nur, dass rechtliche Vorgaben beachtet werden.
Kurzgesagt: Alles ,was auch in eine Personalakte in Papierform gehört, findet sich auch in der Software wieder.
Ab wann ist die digitale Personalakte Pflicht?
Es besteht zurzeit keine Pflicht zur Nutzung der digitalen Personalakte.
Weitere Informationen zu: ELO Digitale Personalakte.