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Warum sollte ich private Ansichten oder Ordner verwenden?
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Manfred Meise    

Lotus Notes bietet die Möglichkeit "Private" Gestaltungselemente für Ansichten und Ordner zu verwenden. Ursprünglich (in den ersten Tagen des Produktes) diente dieses erfahrenen Anwendern sich "schnell" eine Ansicht zu bauen, um spezielle Auswertungen gestalten zu können. Private Ordner erlauben die Ablage von Dokumenten, die dort nur von den entsprechenden Benutzer wieder gefunden werden.

Mittlerweile werden private Gestaltungen primär von Anwendungsentwicklern in der Variante "Gemeinsam, privat bei Erstbenutzung" eingesetzt, um schön und aufwändig gestaltete Ansichten/Ordner mit den Merkmalen von privaten Gestaltungen zu erstellen. Hierbei werden dann (pro Benutzer) jeweils Kopien der Gestaltungselemente (Ansicht oder Ordner) erstellt, in denen dann lediglich Dokumente des aktuellen Benutzers zu finden sind.

So gestalte ich gern einen Ordner "Wichtige Dokumente", in dem sich Benutzer jeweils Dokumente (per Drag/drop) ablegen können, die sie nach endlich nach langer Suche gefunden haben, regelmäßig suchen oder noch bearbeiten müssen.

Private Ansichten hingegen setze ich hingegen ein, wenn in der Ansicht lediglich Dokumente des/für den jeweiligen Benutzer erscheinen sollen (z.B. im Rahmen von Workflow-Anwendungen) um die jeweiligen zu bearbeitenden Dokumente erscheinen und nach Bearbeitung wieder verschwinden zu lassen (durch Selektionsformel in Bezug auf @UserName).

Leider haben diese privaten Gestaltungselemente einige Nachteile, die man sich im Rahmen der Konzeptentscheidung vor Augen führen muss:
  • Keine automatische Gestaltungsaktualisierung der privaten Kopien der Ansicht/Ordner, wenn sich die gemeinsame Vorlage im Rahmen von Weiterentwicklungen der Anwendung verändert
  • Speicherort der Gestaltungselemente ist abhängig vom Typ des Gestaltungselementes und der aktuellen Datenbankberechtigung eines Benutzers (somit weiß ich als Entwickler nicht unbedingt, wo die Gestaltungselemente in einer konkreten Installation gespeichert sind).
  • Ansichtsindizes können nicht von Server aktualisiert werden, sondern werden beim Öffnen durch den Benutzer aktualisiert (kann bei großen Datenbanken mrkmliche Wartezeit von Benutzer abverlagen)
  • Private Ansichten (im Desktop gespichert) können erst mit Client Versionen 8.5.2 und höher roamen (in gleicher Version an anderen Arbeitsplätzen zur Verfügung stehen (kann in Citrix Umgebungen störend sein)
  • Private Ansichten und Ordner sind im Wen nicht unterstütz

Besonders die fehlende Aktualisierung der Gestaltung der privaten Kopien nach Änderung der gemeinsamen Vorlage-Ansichten und -Ordner stellt im Produktionsbetrieb einen entscheidenden Nachteil dar, weil Benutzer so
  • verschiedene Versionen der Gestaltung nutzen können (und so den Helpdesk belasten, weil sie Funktionen vermissen, die Kollegen mit aktueller Gestaltung haben)
  • Benutzer oft vom Helpdesk aufgefordert werden, ihr Datenbanksymbol vom Arbeitsplatz zu entfernen und die Datenbank erneut zu öffnen (um alte Gestaltungselemente zu löschen und aktuelle zu erstellen). Leider gehen dabei Ordnerinhalte verloren, wenn deren Gestaltung im Desktop gespeichert ist.

Und totzdem kommt man an diesen Elementen nicht vorbei und muss sich damit auseinander setzen.

Dieser Artikel ist Teil der Artikelserie:  Gestaltungsaktualisierung privater Ansichten und Ordner stellt eine echte Herausforderung dar

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http://www.mmi-consult.de/FAQ/dx/warum-sollte-ich-private-ansichten-oder-ordner-verwenden.htm
Oct 18, 2012
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